Partnerbijdrage
Elk jaar vinden er ruim 20.000 bedrijfsverhuizingen plaats in Nederland. Hier komt natuurlijk behoorlijk wat stress bij kijken. Een goede coördinatie en planning is daarom noodzakelijk. Om ervoor te zorgen dat de verhuizing naar een nieuw kantoor soepel verloopt, hebben we een paar belangrijke punten voor je op een rij gezet.
Moeten er nieuw spullen aangeschaft worden?
Voordat je alles naar de nieuwe kantoorruimte verhuist, is het slim om te checken of er nog nieuwe spullen nodig zijn. Denk aan nieuwe bureaus, extra opslagruimte of meerdere telefoons. En wat dacht je van de vloerbedekking? Ziet dat er al prima uit of moet je de vloer eerst vervangen? Vergeet daarnaast niet om goede verlichting als LED panelen aan te schaffen. Dit is gelukkig eenvoudig online te bestellen.
Werkt de elektriciteit, het water en de internetverbinding al?
Zolang de elektriciteit en andere verbindingen/aansluitingen nog niet in orde zijn, is het niet verstandig om al te verhuizen. Regel dit dus eerst.
Wie, wat, waar en wanneer?
Maak een draaiboek zodat de planning duidelijk is. Dit zorgt voor een beter overzicht en minder stress. Leg vast wie meehelpt aan de verhuizing, wat er moet gebeuren en op welke dag/tijd. Zet ook een aantal contactpersonen op de lijst zodat ze altijd bereikbaar zijn.
Welke spullen mogen ingepakt worden?
Het is natuurlijk de bedoeling dat de verhuizing zo soepel en snel mogelijk verloopt. Het beste is dan om zo lang mogelijk nog te kunnen werken in het oude kantoor. Bepaal daarom welke spullen nog tot het laatste moment op locatie moeten blijven. De overige spullen kunnen al ingepakt worden in verhuisdozen.
In welke volgorde ga je verhuizen?
Zeker bij een groot bedrijf is het onmogelijk om alles in één keer te verhuizen. Pak het daarom in verschillende delen aan. Verhuis per afdeling, per kamer of per verdieping. En communiceer dit ook altijd duidelijk met het personeel zelf!
Wat zit er in de verhuisdozen?
Na een tijdje staan er tientallen of zelfs honderden verhuisdozen om je heen. Dan weet je niet uit je hoofd wat er allemaal in zit. Vergeet daarom niet om elke doos te labelen en te coderen. Zet erop naar welke afdeling het moet en om welke spullen het gaat. Dit maakt het voor iedereen makkelijker.
Zijn alle spullen goed overgekomen?
Check altijd na de verhuizing of er schade is en of alles compleet is. Hoe sneller je hier achter komt, hoe sneller je actie kunt ondernemen.
Zijn alle juridische aspecten geregeld?
Tot slot is het belangrijk om de zakelijke en juridische aspecten te controleren. Is de huurovereenkomst correct, zijn de bedrijfsgegevens en het adres al aangepast, is alles verzekerd? Geef ook de adreswijziging zo snel mogelijk door aan de klanten en leveranciers.
